Saklama ve İmha Politikası

Retention & Destruction Policy · Tradonymus™ · Ben Tek Bilişim Sistemleri ve Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

Yapay Zekâ Tabanlı B2B Ticaret İşletim Sistemi • AI-native B2B Trading OS

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA ve İMHA POLİTİKASI

PERSONAL DATA RETENTION & DESTRUCTION POLICY

6698 Sayılı KVKK ve İlgili Yönetmelik uyarınca

Issued under KVKK No. 6698 and the related Regulation

Belge Bilgileri / Document Control

TÜRKÇE (ASIL / GEÇERLİ METİN)

1. Amaç

Bu Politika, Ben Tek Bilişim Sistemleri ve Danışmanlık Hizmetleri Limited Şirketi (“Tradonymus” veya “Şirket”) tarafından işlenen kişisel verilerin; 6698 sayılı Kanun ve “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakkında Yönetmelik” uyarınca saklanması ve imha edilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

2. Kapsam

Politika; Şirket’in tüm kişisel veri işleme faaliyetlerini, bu kapsamdaki ilgili kişileri (ziyaretçi, üye/kullanıcı, irtibat kişisi vb.) ve verilerin tutulduğu fiziksel ve elektronik kayıt ortamlarını kapsar.

3. Tanımlar

• Silme: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi.

• Yok Etme: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi.

• Anonim Hâle Getirme: Verilerin, başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli/belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.

• Periyodik İmha: Yönetmelik’te öngörülen ve tekrar eden aralıklarla yapılan silme, yok etme veya anonim hâle getirme işlemi.

• Kayıt Ortamı: Kişisel verilerin bulunduğu her türlü fiziksel ve elektronik ortam.

4. Kayıt Ortamları

Kişisel veriler, başlıca aşağıdaki ortamlarda hukuka uygun olarak saklanır:

• Elektronik: Sunucular/bulut (ör. barındırma altyapısı), veri tabanları (CMS koleksiyonları), uygulama ve yedekleme sistemleri, e-posta;

• Fiziksel: Basılı belgeler, sözleşme ve evrak dosyaları (varsa).

5. Saklama ve İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler; sözleşmenin ifası, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi/korunması ve meşru menfaat gibi sebeplerle saklanır. İşleme amacının ortadan kalkması veya ilgili mevzuatta öngörülen sürenin dolması hâlinde veriler imha edilir.

6. Saklama ve İmha Süreleri

Aşağıdaki tablo, başlıca veri kategorileri için yol gösterici saklama ve azami imha sürelerini gösterir:

7. Periyodik İmha Süresi

Şirket, saklama süresi dolan kişisel verileri, Yönetmelik gereği altı ayı geçmeyen aralıklarla (ör. her yıl Haziran ve Aralık aylarında) periyodik olarak imha eder. Talep üzerine yapılan imha işlemleri ayrıca ve gecikmeksizin gerçekleştirilir.

8. İmha Teknikleri

8.1. Silme

• Elektronik: İlgili kullanıcıların erişim yetkisinin kaldırılması, kayıtların erişilemez hâle getirilmesi.

• Fiziksel: İlgili belgelerin erişilemeyecek şekilde ayrılması/karartılması.

8.2. Yok Etme

• Elektronik: Güvenli silme yazılımları, manyetik temizleme (degaussing) veya medyanın fiziksel olarak imhası.

• Fiziksel: Kâğıt imha makineleri ile geri getirilemeyecek şekilde imha.

8.3. Anonim Hâle Getirme

• Maskeleme, toplulaştırma, genelleştirme ve benzeri tekniklerle verinin kimlikle ilişkisinin koparılması.

9. Teknik ve İdari Tedbirler

Şirket, kişisel verilerin güvenli saklanması ve imhası için KVKK md. 12 kapsamında; erişim ve yetki kontrolleri, şifreleme, log kaydı, yedekleme, güvenlik testleri ile çalışan farkındalık ve gizlilik taahhütleri gibi teknik ve idari tedbirleri uygular.

10. Sorumluluk ve Görev Dağılımı

Bu Politika’nın uygulanmasından üst yönetim sorumlu olup, ilgili birimler (teknik/IT, hukuk, operasyon) kendi süreçleri bakımından saklama ve imha yükümlülüklerini yerine getirir. Politikanın uygulanmasından Şirket Müdürü sorumludur.

11. Yayımlama, Güncelleme ve Yürürlük

Bu Politika mevzuat veya süreç değişikliklerine göre güncellenir; güncel sürüm Şirket içinde yayımlanır ve yürürlük tarihi belirtilir.

ENGLISH (COURTESY TRANSLATION)

1. Purpose

This Policy is prepared to set out the procedures and principles for the storage and destruction of personal data processed by Ben Tek Bilişim Sistemleri ve Danışmanlık Hizmetleri Limited Şirketi (“Tradonymus” or the “Company”) under Law No. 6698 and the Regulation on the Deletion, Destruction or Anonymisation of Personal Data.

2. Scope

The Policy covers all of the Company’s personal-data processing activities, the data subjects concerned (visitors, members/users, contact persons, etc.) and the physical and electronic media on which such data is kept.

3. Definitions

• Deletion: rendering personal data inaccessible and unusable in any way for the relevant users.

• Destruction: rendering personal data inaccessible, irretrievable and unusable by anyone in any way.

• Anonymisation: rendering data incapable of being linked to an identified/identifiable person even when matched with other data.

• Periodic Destruction: deletion, destruction or anonymisation carried out at the recurring intervals set out in the Regulation.

• Recording Media: any physical and electronic medium on which personal data is held.

4. Recording Media

Personal data is lawfully stored primarily on the following media:

• Electronic: servers/cloud (e.g. hosting infrastructure), databases (CMS collections), application and backup systems, e-mail;

• Physical: printed documents, contract and document files (if any).

5. Reasons Requiring Storage and Destruction

Personal data is stored on grounds such as performance of a contract, compliance with legal obligations, establishment/protection of a right and legitimate interest. Where the purpose of processing ceases or the period prescribed by legislation expires, the data is destroyed.

6. Retention and Destruction Periods

The table below shows indicative retention and maximum destruction periods for the principal data categories:

7. Periodic Destruction Period

In accordance with the Regulation, the Company periodically destroys personal data whose retention period has expired at intervals not exceeding six months (e.g. each June and December). Destruction upon request is carried out separately and without delay.

8. Destruction Techniques

8.1. Deletion

• Electronic: removing relevant users’ access rights and rendering records inaccessible.

• Physical: separating/redacting the relevant documents so they cannot be accessed.

8.2. Destruction

• Electronic: secure-erase software, degaussing, or physical destruction of the media.

• Physical: shredding so that recovery is impossible.

8.3. Anonymisation

• Severing the link between data and identity using techniques such as masking, aggregation and generalisation.

9. Technical and Administrative Measures

Under Article 12 of the KVKK, the Company applies technical and administrative measures for the secure storage and destruction of personal data, including access and authorisation controls, encryption, logging, backups, security testing, and staff awareness and confidentiality undertakings.

10. Responsibilities

Senior management is responsible for the implementation of this Policy, and the relevant units (technical/IT, legal, operations) fulfil storage and destruction obligations for their own processes. The Company Manager is responsible for implementing this Policy.

11. Publication, Updates and Entry into Force

This Policy is updated in line with legislative or process changes; the current version is published internally with its effective date.