KVKK Aydınlatma Metni

Privacy Notice (KVKK) · Tradonymus™ · Ben Tek Bilişim Sistemleri ve Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

Türkiye’nin Küresel Ticaret Kapısı • Türkiye’s Gate to Global Trade

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN

AYDINLATMA METNİ

PRIVACY NOTICE

on the Processing of Personal Data

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca

Issued under Personal Data Protection Law No. 6698

Belge Bilgileri / Document Control

TÜRKÇE (ASIL / GEÇERLİ METİN)

1. Veri Sorumlusunun Kimliği

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun”) kapsamında, www.tradonymus.com internet sitesi ve ilgili platform (“Platform” veya “Tradonymus”) aracılığıyla işlenen kişisel verileriniz bakımından veri sorumlusu aşağıda bilgileri yer alan kuruluştur:

Bu Aydınlatma Metni, KVKK’nın 10. maddesi ve “Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ” uyarınca, ilgili kişileri kişisel verilerinin işlenmesi hakkında bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

2. Tanımlar

Bu metinde geçen başlıca kavramlar Kanun’da tanımlandığı şekliyle kullanılır:

• Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

• Özel Nitelikli Kişisel Veri: Sağlık, biyometrik veri, din, etnik köken, ceza mahkûmiyeti gibi Kanun’un 6. maddesinde sayılan veriler.

• İşleme: Kişisel verilerin elde edilmesi, kaydedilmesi, saklanması, aktarılması ve benzeri her türlü işlem.

• İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi (örneğin tedarikçi/alıcı yetkilisi, irtibat kişisi, ziyaretçi).

• Veri Sorumlusu / Veri İşleyen: Kanun’un 3. maddesindeki anlamlarıyla.

Tradonymus, dört kullanıcı tipine hizmet veren bir B2B ihracat pazar yeridir: Tedarikçiler, Alıcılar, Aracılar (Deal Maker) ve Hizmet Sağlayıcılar (lojistik, gümrük, gözetim, finans). Platform kural olarak tüzel kişilere yöneliktir; ancak bu tüzel kişileri temsil eden gerçek kişilere (yetkili, irtibat kişisi) ait veriler KVKK kapsamında kişisel veridir.

3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Platform kullanım amacınıza bağlı olarak aşağıdaki kategorilerde kişisel verileriniz işlenebilir:

Tradonymus, hizmetin gereği olmadıkça özel nitelikli kişisel veri toplamamayı esas alır. Yüklenen belgelerde (ör. yetkili kimlik fotokopisi) özel nitelikli veri bulunması halinde bu veriler yalnızca KVKK md. 6’daki şartlara uygun olarak işlenir.

4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Platform üyeliğinin oluşturulması, doğrulanması ve yönetilmesi;

• Tedarikçi, alıcı, aracı ve hizmet sağlayıcıların eşleştirilmesi ve B2B ticari iletişimin sağlanması;

• Teklif (RFQ/RFI/RFP), sipariş, fatura (proforma/asıl) ve belge taleplerinin yürütülmesi;

• Yaptırım/yasaklı taraf taraması (sanctions / denied-party screening) dâhil yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi;

• Platform güvenliğinin, dolandırıcılık önlemenin ve kayıtların tutulmasının sağlanması;

• Müşteri destek hizmetlerinin sunulması ve talep/şikâyetlerin yönetilmesi;

• Açık rızanıza dayalı olarak pazarlama, bülten ve ticari elektronik ileti gönderimi;

• Platformun iyileştirilmesi, analiz ve istatistik çalışmalarının yürütülmesi.

5. İşlemenin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde öngörülen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

6. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz; Platform üzerindeki kayıt formları (Tedarikçi/Alıcı/Aracı/Hizmet Sağlayıcı onboarding adımları), ürün/ilan yükleme alanları, teklif ve mesaj modülleri, belge yükleme alanları, çerezler ve benzeri otomatik araçlar ile e-posta/iletişim kanalları aracılığıyla; kısmen otomatik, otomatik veya bir veri kayıt sisteminin parçası olarak otomatik olmayan yollarla toplanır.

7. Kişisel Verilerin Aktarılması

7.1. Yurt İçi Aktarım

Kişisel verileriniz, işbu amaçların gerçekleştirilmesi için gerekli olduğu ölçüde ve KVKK md. 8 çerçevesinde; yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, hukuk/mali müşavirlik gibi profesyonel danışmanlara, lisanslı ödeme kuruluşu (PSP) ve lisanslı finansman ortaklarına ve teknoloji/altyapı hizmet sağlayıcılarına aktarılabilir.

Tradonymus, alıcı fonlarını kendi nezdinde tutmaz; ödeme ve emanet (escrow) işlemleri lisanslı ödeme kuruluşları aracılığıyla yürütülür.

7.2. Yurt Dışı Aktarım

Platform altyapısının veya hizmet sağlayıcıların (ör. bulut/barındırma hizmetinin Almanya gibi bir AB ülkesinde bulunması) sunucularının yurt dışında olması nedeniyle kişisel verileriniz yurt dışına aktarılabilir. 7499 sayılı Kanun ile değişik KVKK md. 9 (1 Haziran 2024’ten itibaren yürürlükte) ve 10 Temmuz 2024 tarihli Yönetmelik uyarınca, yurt dışı aktarımlar aşağıdaki mekanizmalardan birine dayanılarak gerçekleştirilir:

1. Kurul tarafından ilan edilen bir yeterlilik kararının bulunması; veya

2. Yeterlilik kararı yoksa, uygun güvencelerin sağlanması (Kurul tarafından duyurulan standart sözleşme — imzadan itibaren beş iş günü içinde Kurula bildirilir — bağlayıcı şirket kuralları veya taahhütname); veya

3. Bunların bulunmadığı hâllerde, Kanun’da öngörülen arızi/istisnai hâller.

8. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Kişisel verileriniz, işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı/saklama süreleri (ör. ticari ve vergisel kayıtlar bakımından kanuni süreler) dikkate alınarak saklanır. Saklama süresinin sona ermesi veya işleme sebebinin ortadan kalkması hâlinde verileriniz, Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

9. İlgili Kişinin Hakları (KVKK md. 11)

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca, veri sorumlusuna başvurarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme;

• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme;

• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme;

• Yurt içinde/yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme;

• Eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme;

• Şartları oluştuğunda silinmesini/yok edilmesini isteme;

• Düzeltme/silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;

• Münhasıran otomatik analiz sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme;

• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

10. Başvuru Yöntemi

Yukarıdaki haklarınıza ilişkin taleplerinizi, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca aşağıdaki kanallardan iletebilirsiniz:

• E-posta: info@tradonymus.com

• KEP adresi: bentek@hs02.kep.tr

• Yazılı başvuru: Ahmet Adnan Saygun Caddesi, Saray Apartmanı No:12/4, Ulus, Beşiktaş 34330, İstanbul, Türkiye

Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve her hâlde en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

11. Veri Güvenliği

Veri sorumlusu, KVKK md. 12 kapsamında kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişimini önlemek ile muhafazasını sağlamak amacıyla; yetkilendirme/erişim kontrolleri, şifreleme (ör. e-posta gibi hassas alanların şifrelenmesi), kayıt (log) tutma, yetkisiz erişime karşı teknik tedbirler ve idari tedbirler dâhil olmak üzere uygun teknik ve idari tedbirleri uygular.

12. Çerezler

Platform, işlevsellik, güvenlik ve analiz amaçlarıyla çerezler ve benzeri teknolojiler kullanır. Zorunlu olmayan çerezler açık rızanıza tabidir. Çerez kullanımına ilişkin ayrıntılar ayrı bir Çerez Politikası’nda düzenlenir.

13. Değişiklikler

Bu Aydınlatma Metni, mevzuattaki değişiklikler veya işleme faaliyetlerindeki güncellemeler doğrultusunda revize edilebilir. Güncel sürüm Platform üzerinde yayımlanır ve yürürlük tarihi belirtilir.

14. İletişim

Bu metne ilişkin sorularınız için: info@tradonymus.com adresinden bize ulaşabilirsiniz.

ENGLISH (COURTESY TRANSLATION)

1. Identity of the Data Controller

Under Personal Data Protection Law No. 6698 (“KVKK” or the “Law”), the data controller for personal data processed through the www.tradonymus.com website and platform (the “Platform” or “Tradonymus”) is the entity identified below:

This Privacy Notice is prepared under Article 10 of the KVKK and the related Communiqué to inform data subjects about the processing of their personal data.

2. Definitions

Key terms are used as defined in the Law:

• Personal Data: any information relating to an identified or identifiable natural person.

• Special Categories of Personal Data: data listed in Article 6 (e.g. health, biometric data, religion, ethnic origin, criminal convictions).

• Processing: any operation on personal data, including collection, recording, storage and transfer.

• Data Subject: the natural person whose personal data is processed (e.g. a supplier/buyer representative, contact person, visitor).

• Data Controller / Data Processor: as defined in Article 3.

Tradonymus is a B2B export marketplace serving four user types: Suppliers, Buyers, Deal Makers (commission-based intermediaries) and Service Providers (logistics, customs, inspection, finance). The Platform is primarily aimed at legal entities; however, data relating to the natural persons representing those entities (authorised persons, contact persons) constitutes personal data under the KVKK.

3. Categories of Personal Data Processed

Depending on how you use the Platform, the following categories may be processed:

Tradonymus aims not to collect special categories of personal data unless required by the service. Where uploaded documents (e.g. an authorised person’s ID copy) contain such data, it is processed only in compliance with Article 6 of the KVKK.

4. Purposes of Processing

Your personal data is processed for the following purposes:

• Creating, verifying and managing Platform membership;

• Matching suppliers, buyers, deal makers and service providers and enabling B2B commercial communication;

• Handling offers (RFQ/RFI/RFP), orders, invoices (pro-forma/final) and document requests;

• Complying with legal obligations, including sanctions / denied-party screening;

• Ensuring Platform security, fraud prevention and record-keeping;

• Providing customer support and managing requests/complaints;

• Sending marketing, newsletters and commercial electronic messages based on your explicit consent;

• Improving the Platform and carrying out analytics and statistics.

5. Legal Grounds for Processing

Your personal data is processed on the following legal grounds under Articles 5 and 6 of the KVKK:

6. Method of Collection

Your personal data is collected through Platform registration forms (Supplier/Buyer/Deal Maker/Service Provider onboarding steps), product/listing upload areas, offer and messaging modules, document upload areas, cookies and similar automated tools, and e-mail/communication channels; by wholly or partly automated means, or by non-automated means as part of a data filing system.

7. Transfer of Personal Data

7.1. Domestic Transfers

To the extent necessary for the above purposes and within the framework of Article 8 of the KVKK, your personal data may be transferred to authorised public authorities, professional advisers (legal/financial), licensed payment service providers (PSPs) and licensed financing partners, and technology/infrastructure service providers.

Tradonymus does not hold buyer funds; payment and escrow operations are carried out through licensed payment institutions.

7.2. Cross-Border Transfers

Because the Platform infrastructure or service providers may have servers located abroad (e.g. cloud/hosting located in an EU country such as Germany), your personal data may be transferred abroad. Under Article 9 of the KVKK as amended by Law No. 7499 (effective 1 June 2024) and the Regulation dated 10 July 2024, cross-border transfers are carried out on one of the following bases:

1. An adequacy decision announced by the Board; or

2. Where no adequacy decision exists, appropriate safeguards (a standard contract published by the Board — notified to the Authority within five business days of signature — binding corporate rules, or an undertaking); or

3. In the absence of the above, the occasional/exceptional cases set out in the Law.

8. Retention Period

Your personal data is retained for as long as the processing purposes require and taking into account the statutory limitation/retention periods set out in applicable legislation (e.g. statutory periods for commercial and tax records). When the retention period expires or the reason for processing ceases, your data is deleted, destroyed or anonymised in accordance with the Data Retention and Destruction Policy.

9. Rights of the Data Subject (KVKK Art. 11)

Under Article 11 of the KVKK, by applying to the data controller you have the right to:

• learn whether your personal data is processed;

• request information if it has been processed;

• learn the purpose of processing and whether it is used in accordance with that purpose;

• know the third parties to whom data is transferred domestically or abroad;

• request correction if processed incompletely or inaccurately;

• request erasure/destruction where the conditions are met;

• request that correction/erasure be notified to third parties to whom data was transferred;

• object to a result against you arising solely from automated analysis;

• claim compensation for damage suffered due to unlawful processing.

10. How to Apply

You may submit requests regarding the above rights through the following channels, in accordance with the Communiqué on Application Procedures to the Data Controller:

• E-mail: info@tradonymus.com

• Registered e-mail (KEP): bentek@hs02.kep.tr

• Written application: Ahmet Adnan Saygun Caddesi, Saray Apartmanı No:12/4, Ulus, Beşiktaş 34330, İstanbul, Türkiye

Your request will be concluded free of charge as soon as possible and in any event within thirty (30) days, depending on its nature. Where the operation entails an additional cost, the fee set in the Board’s tariff may be charged.

11. Data Security

Under Article 12 of the KVKK, the data controller applies appropriate technical and administrative measures to prevent unlawful processing of and access to personal data and to ensure its safekeeping, including authorisation/access controls, encryption (e.g. encryption of sensitive fields such as e-mail), logging, technical measures against unauthorised access, and administrative measures.

12. Cookies

The Platform uses cookies and similar technologies for functionality, security and analytics. Non-essential cookies are subject to your explicit consent. Details of cookie use are set out in a separate Cookie Policy.

13. Changes

This Privacy Notice may be revised in line with changes in legislation or updates to processing activities. The current version is published on the Platform with its effective date.

14. Contact

For questions about this notice, please contact us at info@tradonymus.com.